HR-Prozesse zu managen, ist ohne eine passende HR Software undenkbar geworden. In diesem Punkt sind sich HR-Manager einig. Insbesondere für das Bewerbermanagement wünschen sich viele eine bessere Lösung. Das Problem: Die Auswahl des richtigen Tools ist komplex. Bewerbermanagement-Systeme gibt es nämlich wie Sand am Meer. Wie also die richtige Lösung finden?

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Fast jeder zweite Personaler wünscht sich ein passendes Bewerbermanagement-System

Dass die Implementierung von HR Software Lösungen unerlässlich für eine effiziente Personalarbeit ist, bezweifelt heute niemand mehr. Laut des HR Software Reports 2019 schätzen 97 Prozent der befragten Personaler in der DACH-Region die digital gestützte HR-Arbeit als „sehr wichtig“ ein. Allerdings hinkt der aktuelle Digitalisierungsgrad im HR-Bereich den Erwartungen hinterher.

Auf der Wunschliste ganz oben stehen Tools für das Bewerbermanagement. Fast die Hälfte der Personaler (45 Prozent) sucht in diesem Bereich nach einer performanten Software-Lösung. Kein Wunder. Denn insbesondere im Recruiting brennt es an allen Ecken und Enden und die Hoffnung ist groß, den Recruitingprozess mit einem Bewerbermanagementsystem strukturierter und vor allem effizienter steuern zu können.

Das Angebotsportfolio innerhalb der Systeme reicht von Karrierehomepages und Jobportalen, die sich an die hauseigene Webseite anbinden lassen, über Multiposting-Funktionen, mit denen sich eine Stellenanzeige zeitgleich auf zig Jobbörsen schalten lässt, bis hin zu CV-Parsing zum automatischen Auslesen von Lebensläufen im PDF-Format. Das sind Kernfunktionen, die inzwischen fast alle Systeme bieten. Der Unterschied liegt allerdings im Detail.

Bewerbermanagement-System: Wie Sie die Spreu vom Weizen trennen

Wichtig ist nun, das passende System zu finden, das einen auch in schwierigen Recruiting-Situationen nicht im Stich lässt. Wer aber anfängt, den HR-Software-Markt zu sondieren, verliert schnell den Überblick. Die Bandbreite an Funktionen ist riesig. Manche Anbieter unterscheiden sich nur in Nuancen, zwischen anderen liegen Welten. Was nun das entscheidende Alleinstellungsmerkmal zwischen einem Standard- und einem Premium-System ausmacht? Ganz einfach: Die Performance! Denn Unternehmen suchen vor allem nach einer Möglichkeit, offene Stellen passgenau zu besetzen. Je schneller desto besser.

Viele Recruiter greifen zu einem System, mit dem sie Stellenanzeigen möglichst breit streuen. Das ist richtig und wichtig. Doch das allein ist nicht der Weisheit letzter Schluss. Was sie dabei übersehen: 86 Prozent der Talente bewerben sich heute nicht mehr direkt über Stellenanzeigen, weil ihnen die darin enthaltenen Informationen nicht ausreichen. Stattdessen recherchieren sie zunächst im Netz über einen Arbeitgeber. Dazu machen Sie Station auf der Karrierehomepage. Auch Arbeitgeberbewertungsplattformen spielen eine große Rolle.

Karrierehomepage: Bitte unbedingt mobil optimiert

An diesem Punkt macht es bereits einen entscheidenden Unterschied, ob die Karrierehomepage, die als Ad-On an ein Bewerbermanagementsystem angeschlossen werden kann, zum Beispiel mobil optimiert ist. So können sich Kandidaten auch über das Smartphone über die Werte, Ziele und Visionen eines Betriebs informieren. Ansonsten springen sie ab. Außerdem verhindern in die Karrierehomepage eingebettete Arbeitgeberbewertungen, dass Talente das Portal allzu schnell wieder verlassen. Sie finden ja alles, was sie interessiert, auf der Karriereseite. Natürlich auch den Bewerben-Button. So lässt sich der Bewerbungsprozess nahtlos vollziehen.

Aber Achtung: Nur die wenigsten Karrierehomepages halten diesen Qualitätskriterien Stand. Viele sind nicht mobil optimiert und oft nur oberflächlich mit Informationen bestückt – und von eingebetteten Arbeitgeberbewertungen fehlt meist jede Spur. Wie sollen sich Bewerber so ein umfassendes Bild machen, ob sie zu dem Unternehmen passen? Die Folge ist absehbar: Viele passende Talente ziehen die Reißleine ab, während sich so mancher bewirbt, der nicht über den nötigen Cultural Fit verfügt. Damit schießen Bewerbermanagement-Systeme am eigentlichen Ziel vorbei: Es geht schließlich um Qualität statt Quantität.

Die ganze Candidate Journey im Blick

Nach dem Bewerbungseingang sollte die digitale Prozessunterstützung im Recruiting  noch nicht ausgereizt sein. Oberstes Ziel sollte sein, eine optimale Candidate Journey zu bieten und die Zufriedenheit des einzelnen Talents zu stärken. Dabei kommt es vor allem auf Transparenz und Effizienz im weiteren Bewerbungsprozess an. Kandidaten wollen nicht wochenlang warten, bis sie Feedback erhalten. Sie möchten auch jeweils über den jeweils nächsten Schritt informiert werden – genau so, wie sie es bereits aus anderen Online-Bereichen kennen. Dem E-Commerce etwa. Doch auch das leisten viele Recruiting-Abteilungen nicht. Und das hat Folgen: Laut einer softgarden-Studie haben 58 Prozent der Bewerber trotz vorhandenem Interesse am Job schon einmal den Schlussstrich gezogen, weil ihnen alles zu lang dauerte und die Kommunikation zu wünschen übrig ließ.

Umso wichtiger sind Funktionen innerhalb eines Bewerbermanagement-Systems, mit denen Recruitern genau das nicht passiert. Die etwa helfen, schnell eine Vorselektion zu treffen und schnell Feedback zu geben. So zum Beispiel: Für jede Stellenausschreibung stellen Personaler ein Recruiting-Team zusammen, bestehend aus allen Entscheidungsträgern. Der gesamte Abstimmungsprozess zum Bewerber findet im Bewerbermanagement-System sowie in einer Recruiting App statt. Das erleichtert gemeinsame Entscheidungen unabhängig von Zeit und Ort.

Schnelle Entscheidungen im Team treffen

Das Recruiting Team vergleicht in dem System nun Bewerberdaten und nutzt die integrierte Interview-Scorecard, um gemeinsam jedes Talent nach Kriterien zu bewerten, die individuell für jeden Job festlegt werden können. Keine langwierigen Meetings mehr, keine Zeitverzögerungen durch komplexe Terminvereinbarungsprozesse. Hat jeder seine Bewertung abgegeben, erstellt das System automatisch ein Kandidatenranking. Ganz oben: Der Kandidat, der am besten passt. Mit Hilfe des passenden Bewerbermanagement-Systems koordinieren Recruiter nun Interview-Termine und geben regelmäßige Statusupdates – für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar und AGG-konform.

Fazit: Bei der Auswahl eines Bewerbermanagement-Systems sollten Sie sich eine entscheidende Frage stellen. Geht es nur um das Managen von Bewerbern oder die effiziente Besetzung von Jobs mit dem richtigen Kandidaten?

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