Papier war früher, heute werden Mitarbeiterdaten vor allem elektronisch verwaltet. In unserem Glossar haben wir bereits theoretisch beschrieben, was die digitale Personalakte auszeichnet, wie sie aufgebaut ist und was es an rechtlichen Hürden zu beachten gibt. Nun wollen wir die Akte einmal dem Praxistest unterziehen: Wie arbeitet es sich mit der elektronischen Personalverwaltung?

Eine passende Software ist die Grundlage für die digitale Personalakte

Bevor es losgehen kann, bedarf es einer professionellen Softwarelösung zur Personaldatenverwaltung. Grundsätzlich stehen Unternehmen zwei Modelle zur Verfügung: Entweder kann eine entsprechende Managementsoftware gemietet, oder einmalig für einen etwas höheren Preis gekauft werden. Manche Anbieter bieten auch beide Modelle an. Je nach Unternehmensgröße können beim Kauf rasch einige Tausend Euro plus Servicepauschale anfallen.

Vor der Anschaffung sollten sich Unternehmen auch über die Funktionalität der Software ausgiebig informieren. Bei der elektronischen Verwaltung von Personaldaten müssen nämlich auch bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden, insbesondere zum Datenschutz (ausführlich dazu der Glossarbeitrag „Digitale Personalakte“). Außerdem erfordert der korrekte Umgang ein Bewusstsein für Datenschutz bei den involvierten Mitarbeitern. Je nachdem wie groß Ihr Unternehmen ist, könnte auch die Ernennung bzw. Einstellung eines eigenen Datenschutzbeauftragten sinnvoll sein.

Bestehende Papierdokumente müssen erst digitalisiert werden

Sämtliche Personalunterlagen – angefangen von Bewerbungsunterlagen bis zum Arbeitszeugnis – werden künftig in der Software digital abgelegt und für den elektronischen Gebrauch optimiert. Einziger Haken: Die bestehenden Papierdokumente müssen natürlich erst noch digitalisiert und in das neue System eingepflegt werden. Dazu gehört etwa, Dokumente mittels einer Texterkennung durchsuchbar zu machen, Fotos mit Schlagworten zu versehen und vieles mehr.

Ob man diese Aufgabe intern im Unternehmen von der Personalabteilung erledigen lässt, oder einen externen Dienstleister engagiert, ist eine Preis- bzw. Zeitfrage. Je nach Kapazität der Mitarbeiter, Umfang der Dokumente und Größe des Unternehmens kann die Digitalisierung in Eigenregie mehrere Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Dienstleister übernehmen diese Arbeit entweder im Haus oder außerhalb und können hier eine Zeitersparnis bringen.

Die elektronische Personalakte: Schneller, einfacher und platzsparender

Ist dies geschafft, steht der Anwendung nichts mehr im Wege. Da eine elektronische Personalakte vom Prinzip her kaum anders funktioniert als die klassische Papier-Personalakte, sollte die strukturelle Umstellung für die Personalmitarbeiter nicht allzu schwer fallen. Im Gegenteil: Schon bald werden sowohl Personaler als auch Angestellt die Vorzüge eine elektronischen Verwaltung zu schätzen wissen.

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird sowohl die Erstellung als auch die Verwaltung von Personalakten vereinfacht und beschleunigt. Das spart den Personalern Zeit – und dem Unternehmen so langfristig Geld. Ein weiteres Plus ist der Platzgewinn: Füllten Papierakten ganze Aktenschränke, lassen sich nun sämtliche Personaldokumente nun in digitaler Form zentral, platzsparend aufbewahren und verwalten. Lästiges Suchen und (Nicht-)Wiederfinden von Akten gehört ebenfalls der Vergangenheit an.

Im Gegensatz zur Verwaltung in Papierform erlaubt die elektronische Akte obendrein einen dezentralen Zugriff: Alle berechtigten Personen können orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Personalakten erhalten. Das hat auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Vorteil, dass sie selbst direkten und selbstständigen Einblick in ihre Akte nehmen können, etwa mit entsprechenden Nutzerprofilen über eine Webapplikation – sofern Sie auch diese Funktion bei der Anschaffung der Software bedacht haben.

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