Bewerberauswahl: Kriterien, auf die es ankommt

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Bewerberauswahl systematisch und effizient gestalten kannst – von der Vorauswahl über Checklisten bis hin zum Vorstellungsgespräch. Der Beitrag beleuchtet sowohl fachliche als auch formale Kriterien, zeigt praxisnahe Methoden zur Bewertung von Bewerbungen und gibt Tipps zur Entscheidungsfindung. Außerdem wird erklärt, wie digitale Tools wie Bewerbermanagement-Software den Auswahlprozess unterstützen können.

Welche Kriterien sind bei der Bewerberauswahl wichtig?

Es gibt sowohl fachliche als auch formale Kriterien zur Bewerberauswahl:

• Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen
  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • Arbeitsproben
• Die Ergebnisse aus psychologischen Tests wie einem Assessment Center
• Fachliche Eignung
• Zusatzqualifikationen
• Ehrenamtliche Tätigkeiten

Vorauswahl der Bewerbungen treffen

Liegen dir verschiedene Unterlagen von Bewerbern in deiner Bewerbermanagement Software vor, geht es jetzt darum, eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen und die oben genannten Kriterien zur Bewerberauswahl einzubeziehen. Stelle dir dazu folgende Fragen:

• Was muss der Bewerber unbedingt erfüllen?
• Was kann der Bewerber erfüllen?

Um darauf die richtigen Antworten zu finden, reicht ein genauer Abgleich mit dem Anforderungsprofil.

Zum Beispiel: Verfügt der Bewerber über einen „Hochschulabschluss in Informatik“ oder spricht er, wie in der Stellenanzeige gewünscht, „mindestens zwei Fremdsprachen“?

Wenn nicht  schafft es dieser Bewerber schon einmal nicht in die engere Auswahl. Als Faustregel gilt: Wer in seiner Bewerbung zwei der geforderten Beurteilungskriterien für Bewerbungen nicht erfüllt, wird erstmal nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen.

Keine Sorge, du musst jetzt nicht zig CVs händisch abgleichen.

Mit einer modernen Bewerbermanagement Software wie der von softgarden, lässt sich die Vorauswahl beschleunigen, zum Beispiel durch spezifische Pflichtfragen, die von den Bewerbern schon im Bewerbungsformular beantwortet werden. Die Software gleicht direkt ab, welcher Kandidat welche Kriterien erfüllt.

Mach dir eine eine Checkliste für die Bewerberauswahl

Damit hast du schon einmal die Bewerber, die überhaupt nicht zur Stellenausschreibung passen, ausgesiebt.

Nun beurteilst du die Bewerbungseingänge anhand formaler Kriterien zur Bewerberselektion und gleichst auch die fachliche Eignung der Talente noch einmal genauer ab.

Entscheidend für die Bewertung von Bewerbern sind im zweiten Schritt der Bewerberauswahl Kriterien wie:

• Ist die Bewerbung vollständig, gut verständlich und fehlerfrei?
• Ist der Lebenslauf lückenlos und auf dem neuesten Stand?
• Passt die fachliche Eignung zu mindestens 80 oder 90 Prozent?

Erstelle eine Entscheidungsmatrix für die weitere Bewerberauswahl

Welche Bewerber werden zuerst eingeladen?

So entscheidest du: Sortiere die eingegangenen Bewerbungen in drei Kategorien.

Diese Matrix für Bewerbungsunterlagen ist ausschlaggebend, in welcher Reihenfolge du die Bewerber einlädst:

1. A-Bewerber: Bewerber, deren Profil ideal zur Ausschreibung passt und die sofort zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden können
2. B-Bewerber: Bewerber mit guter Eignung als Nachrücker
3. C-Bewerber: Bewerber mit eher geringen Chancen auf eine finale Auswahl

Der nächste Schritt bei der Bewerberauswahl: Das Vorstellungsgespräch

Im nächsten Schritt des Bewerberauswahlprozesses geht es darum, die geeigneten Bewerber persönlich kennenzulernen. In der Regel genügen fünf bis acht Einladungen.

Beim Gespräch selbst gilt: Sei vorbereitet. Genauso wie du erwartest, dass deine Kandidaten gut vorbereitet ins Gespräch kommen, solltest du mindestens die wichtigsten Eckdaten des Lebenslaufs deines Gesprächspartners kennen.

Pünktlichkeit und freundliches Auftreten sollten ebenso keine Einbahnstraßen sein. In unserem Artikel 10 Tipps um Bewerbungsgespräche richtig zu führen erfährst du, worauf du außerdem achten solltest.

Hilfreich können kurze Testaufgaben sein, mit denen du die Fähigkeiten eines Bewerbers kennenlernst.

Wichtig ist, dass sich die Aufgaben eines etwaigen Einstellungstests sehr nahe am späteren Tagesgeschäft orientieren.

Lass deinen zukünftigen Social-Media-Manager beispielsweise drei Ideen für Postings zu einem bestimmten Thema umreißen.

Er könnte auch beschreiben, nach welchen Kriterien er passende Bilder auswählen würde.

Ein Bewerbermanagementsystem erleichtert auch hier die Bewerberauswahl: Die Software von softgarden erlaubt beispielsweise das Festlegen von Bewertungskriterien, nach denen Recruiting-Teams die Eignung der Kandidaten bewerten.

Diese Daten werden übersichtlich in einer Scorecard dargestellt. So kannst du leicht die passenden Bewerber auswählen.

Stelle bei der Bewerberauswahl möglichst konkrete Fragen

Und natürlich solltest du aus den Anforderungskriterien der Stellenanzeige und den Bewerbungsunterlagen auch sehr konkrete Fragen ableiten, die du dem Bewerber stellst.

Die Antworten, die dir einzelne Talente geben, dienen dir als wesentliche Entscheidungskriterien.

Im Gespräch bekommst du bei der Bewerberauswahl schnell ein Gefühl dafür, ob der Bewerber den Job auch wirklich motiviert angehen würde.

Das Zauberwort dabei heißt „Discretionary Energy“. Bedeutet: Wie hoch ist die Energie, die man dem Job beimessen will? Oder anders ausgedrückt: Wie hoch ist die Bereitschaft, alles für den Job zu geben – auch über die grundsätzlichen Anforderungen hinaus?

Auswahl eines Arbeitgebers: Auch Bewerber haben Kriterien

Achte auch auf die Auswahlkriterien der Bewerber.

Sei selbst auf Fragen vorbereitet, mache dir aber gleichzeitig bewusst: Die Fragen, die dir ein Kandidat stellt, liefern dir wieder wichtige Anhaltspunkte.

Du kannst an seiner Art zu fragen zum Beispiel herausfinden, ob sich ein Bewerber in deinem Unternehmen wirklich wohlfühlen würde.

Das ist ein ungemein wichtiges Bewertungskriterium bei einer Bewerbung: Denn ein schlechter Cultural Fit, also wie gut Bewerber und Unternehmen ideell zusammenpassen, senkt die Erfolgsaussichten auf eine langfristige Stellenbesetzung immens – beide Seiten würden einfach nicht glücklich miteinander, von Mitarbeiterbindung ist nur zu träumen.

Daher ist es wichtig, einen möglichst genauen Abgleich der gegenseitigen Erwartungshaltungen vorzunehmen.

Unbedingt realistisch und authentisch bleiben

Unser Tipp: Biete deinem Bewerber in der Fragerunde sehr realistische Informationen über dein Unternehmen und erleichtere ihm damit die Entscheidung, ob er für dich arbeiten will oder nicht.

Idealerweise hast du bereits ein oder mehrere Employer Value Propositions definiert, die dich als Arbeitgeber auszeichnen und die du an dieser Stelle kommunizieren kannst.

Stelle Authentizität von Anfang an in den Mittelpunkt deiner Recruiting-Strategie und stelle dein Unternehmen auch auf Karriereseiten realistisch dar.

Worauf du bei Inhalt und Design deiner Karriereseite achten sollten, kannst du in unserem ausführlichen Guide nachlesen Karriereseite gestalten: So geht’s richtig

Achte, während du die Argumente darlegst, genau darauf, wie der Bewerber auf deine Ausführungen reagiert. Was verraten Mimik und Gestik über ihn? Bedenke: Das gesprochene Wort macht nur einen kleinen Teil der zwischenmenschlichen Kommunikation aus. Mehr als 80 Prozent der Verständigung laufen im nonverbalen Bereich ab.

Nutze dieses Spektrum der nonverbalen Kommunikation zur Einschätzung deines Bewerbers! Für deine Bewerberauswahl sind auch diese Eindrücke wichtige Kriterien.

Die finale Entscheidung bei der Bewerberauswahl

Das Vorstellungsgespräch ist vorbei? Dann kommt jetzt der große Moment: Es muss eine finale Entscheidung gefällt werden.

Zum Glück musst du diese nicht allein treffen. Immerhin waren noch andere am Bewerbungsprozess beteiligt. Du kannst die finale Entscheidung also im Team treffen.

Das ist ohne technische Hilfe allerdings mitunter herausfordernd: Meetings müssen anberaumt werden, Abstimmungs-E-Mails verstopfen den Posteingang und immer besteht die Gefahr, dass nicht alle Beteiligten abgeholt werden.

Mit der kollaborativen Entscheidungshilfe, mit der unsere Bewerbermanagement Software ausgestattet ist, kommen solche Probleme erst gar nicht auf.

Sie folgt den Grundvoraussetzungen für eine effektive und schnelle Entscheidungsfindung:

Das Vier-Augen-Prinzip

In dem Bewerbermanagementsystem sind alle Qualifikationen eines Bewerbers vollständig hinterlegt. Bei der Abstimmung sollte HR einen Blick auf die Soft-Skills der Bewerber haben, wohingegen die Fachbereiche die Fähigkeiten und Kenntnisse der Bewerber besonders gut beurteilen können. Beide Faktoren sind wichtig, um die offene Stelle optimal auszufüllen. Mit dem Kommentar-Feature innerhalb unserer Software können alle an der Entscheidung Beteiligten die Meinungen der Kollegen zunächst einsehen und anschließend ihr eigenes Feedback zu einem Bewerber geben.

Alle sind auf dem gleichen Stand

Damit die richtige Entscheidung getroffen werden kann, müssen alle auf dem gleichen Informationsstand sein. Innerhalb unserer Software ist jeder Schritt bei der Bewerberauswahl genau dokumentiert, was allen Beteiligten die Entscheidung leichter macht. So kannst du dir den kompletten Bewerbungsprozess noch einmal vergegenwärtigen und darauf basierend deine Entscheidung treffen.

Alle Informationen gebündelt an einem zentralen Ort

Damit die einzelnen Meinungen nicht in verschiedenen E-Mail Postfächern landen, bündelt die Recruiting-Software alle Einschätzungen an einer zentralen Stelle, auf die alle Beteiligten zugreifen können. So geht der Überblick nie verloren.

Fazit

Gute Bewerberauswahl-Methoden brauchen ein wenig Vorlauf. Gut möglich, dass der ein oder andere gestresste Recruiter daher dazu tendiert, schon die Kriterien zur Beurteilung von Bewerbern nicht allzu detailliert festzulegen oder das Jobinterview nicht ganz so intensiv zu führen, um eine Stelle schneller besetzen können. Aber Vorsicht: Im Ergebnis stellst du so tendenziell neue Mitarbeiter ein, die nicht wirklich zu der ausgeschriebenen Position passen.

Deshalb gilt: Wer bei der Bewerberauswahl Zeit sparen und gleichzeitig bessere Entscheidungen treffen will, sollte strukturiert vorgehen und die vorgestellten Methoden nutzen.