Stellen Sie sich vor, Sie haben eine freie Stelle zu besetzen und erhalten Hunderte Bewerbungen. Wie treffen Sie die richtige Bewerber-Auswahl für Kennenlerngespräche? Nach welchen Merkmalen entscheiden Sie sich für oder gegen einen Bewerber? Sinnvoll ist es, den Prozess von Anfang an zu strukturieren und Kriterien für die Bewerberauswahl zu definieren. Wir geben Tipps.
Welche Kriterien sind bei der Bewerberauswahl wichtig?
Es gibt sowohl fachliche als auch formale Kriterien zur Bewerberauswahl:
- Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse
- Arbeitsproben
- Die Ergebnisse aus psychologischen Tests wie einem Assessment Center
- Fachliche Eignung
- Zusatzqualifikationen
- Ehrenamtliche Tätigkeiten
Vorauswahl der Bewerbungen treffen
Liegen Ihnen verschiedene Unterlagen von Bewerbern in Ihrer Bewerbermanagementsoftware vor, geht es jetzt darum, eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen und die oben genannten Kriterien zur Bewerberauswahl einzubeziehen. Fragen Sie sich dazu:
- Was muss der Bewerber unbedingt erfüllen?
- Was kann der Bewerber erfüllen?
Um darauf die richtigen Antworten zu finden, reicht ein genauer Abgleich mit dem Anforderungsprofil.
Zum Beispiel: Verfügt der Bewerber über einen „Hochschulabschluss in Informatik“ oder spricht er, wie in der Stellenanzeige gewünscht, „mindestens zwei Fremdsprachen“?
Wenn nicht schafft es dieser Bewerber schon einmal nicht in die engere Auswahl. Als Faustregel gilt: Wer in seiner Bewerbung zwei der geforderten Beurteilungskriterien für Bewerbungen nicht erfüllt, wird erstmal nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen.
Keine Sorge, Sie müssen jetzt nicht zig CVs händisch abgleichen.
Mit einer modernen Bewerbermanagementsoftware lässt sich diese Vorauswahl beschleunigen, zum Beispiel durch spezifische Pflichtfragen, die von den Bewerbern schon im Bewerbungsformular beantwortet werden.
Die Software gleicht direkt ab, welcher Kandidat welche Kriterien erfüllt.
Machen Sie sich eine Checkliste für die Bewerberauswahl
Damit haben Sie schon einmal die Bewerber, die überhaupt nicht zur Stellenausschreibung passen, ausgesiebt.
Nun beurteilen Sie die Bewerbungseingänge anhand formaler Kriterien zur Bewerberselektion und gleichen Sie auch die fachliche Eignung der Talente noch einmal genauer ab.
Entscheidend für die Bewertung von Bewerbern sind im zweiten Schritt der Bewerberauswahl Kriterien wie:
- Ist die Bewerbung vollständig, gut verständlich und fehlerfrei?
- Ist der Lebenslauf lückenlos und auf dem neuesten Stand?
- Passt die fachliche Eignung zu mindestens 80 oder 90 Prozent?
Erstellen Sie eine Entscheidungsmatrix für die weitere Bewerberauswahl
Welche Bewerber werden zuerst eingeladen?
So entscheiden Sie: Sortieren Sie die eingegangenen Bewerbungen in drei Kategorien.
Diese Matrix für Bewerbungsunterlagen ist ausschlaggebend, in welcher Reihenfolge Sie die Bewerber einladen:
- A-Bewerber: Bewerber, deren Profil ideal zur Ausschreibung passt und die sofort zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden können
- B-Bewerber: Bewerber mit guter Eignung als Nachrücker
- C-Bewerber: Bewerber mit eher geringen Chancen auf eine finale Auswahl
Der nächste Schritt bei der Bewerberauswahl: Das Vorstellungsgespräch
Im nächsten Schritt des Bewerberauswahlprozesses geht es darum, die geeigneten Bewerber persönlich kennenzulernen.
In der Regel genügen fünf bis acht Einladungen.
Beim Gespräch selbst gilt: Seien Sie vorbereitet.
Genauso wie Sie erwarten, dass Ihr Kandidat gut vorbereitet ins Gespräch kommt, sollten Sie mindestens die wichtigsten Eckdaten des Lebenslaufs Ihres Gesprächspartners kennen.
Pünktlichkeit und freundliches Auftreten sollten ebenso keine Einbahnstraßen sein.
Hilfreich können kurze Testaufgaben sein, mit denen Sie die Fähigkeiten eines Bewerbers kennenlernen.
Wichtig ist, dass sich die Aufgaben eines etwaigen Einstellungstests sehr nahe am späteren Tagesgeschäft orientieren.
Lassen Sie Ihren zukünftigen Social-Media-Manager beispielsweise drei Ideen für Postings zu einem bestimmten Thema umreißen.
Er könnte auch beschreiben, nach welchen Kriterien er passende Bilder auswählen würde.
Bewerbermanagementsysteme erleichtern auch hier die Bewerberauswahl: Die Software von softgarden erlaubt beispielsweise das Festlegen von Bewertungskriterien, nach denen Recruiting-Teams die Eignung der Kandidaten bewerten.
Diese Daten werden übersichtlich in einer Scorecard dargestellt.
So können Sie leicht die passenden Bewerber auswählen.
Stellen Sie bei der Bewerberauswahl möglichst konkrete Fragen
Und natürlich sollten Sie aus den Anforderungskriterien der Stellenanzeige und den Bewerbungsunterlagen auch sehr konkrete Fragen ableiten, die Sie dem Bewerber stellen.
Die Antworten, die Ihnen einzelnen Talente geben, dienen Ihnen als wesentliche Entscheidungskriterien.
Im Gespräch bekommen Sie bei der Bewerberauswahl schnell ein Gefühl dafür, ob der Bewerber den Job auch wirklich motiviert angehen würde.
Das Zauberwort dabei heißt „Discretionary Energy“.
Bedeutet: Wie hoch ist die Energie, die man dem Job beimessen will?
Oder anders ausgedrückt: Wie hoch ist die Bereitschaft, alles für den Job zu geben – auch über die grundsätzlichen Anforderungen hinaus?
Auswahl eines Arbeitgebers: Auch Bewerber haben Kriterien
Achten Sie auch auf die Auswahlkriterien der Bewerber.
Seien Sie selbst auf Fragen vorbereitet, machen Sie sich aber gleichzeitig bewusst: Die Fragen, die Ihnen ein Kandidat stellt, liefern Ihnen wieder wichtige Anhaltspunkte.
Sie können an seiner Art zu fragen zum Beispiel herausfinden, ob sich ein Bewerber in Ihrem Unternehmen wirklich wohlfühlen würde.
Das ist ein ungemein wichtiges Bewertungskriterium bei einer Bewerbung: Denn ein schlechter Cultural Fit, also wie gut Bewerber und Unternehmen ideell zusammenpassen, senkt die Erfolgsaussichten auf eine langfristige Stellenbesetzung immens – beide Seiten würden einfach nicht glücklich miteinander, von Mitarbeiterbindung ist nur zu träumen.
Daher ist es wichtig, einen möglichst genauen Abgleich der gegenseitigen Erwartungshaltungen vorzunehmen.
Unbedingt realistisch und authentisch bleiben
Unser Tipp: Bieten Sie Ihrem Bewerber in der Fragerunde sehr realistische Informationen über Ihr Unternehmen und erleichtern Sie ihm damit die Entscheidung, ob er für Sie arbeiten will oder nicht.
Idealerweise haben Sie bereits ein oder mehrere Employer Value Propositions definiert, die Sie als Arbeitgeber auszeichnen und an dieser Stelle kommunizieren können.
Stellen Sie diese Authentizität von Anfang an in den Mittelpunkt Ihrer Recruiting-Strategie und stellen Sie Ihr Unternehmen auch auf Karriereseiten realistisch dar.
Wie Sie Ihre Karriereseite gestalten, lesen Sie in unserem ausführlichen Guide.
Achten Sie, während Sie die Argumente darlegen, genau darauf, wie der Bewerber auf Ihre Ausführungen reagiert.
Was verraten Mimik und Gestik über ihn? Bedenken Sie: Das gesprochene Wort macht nur einen kleinen Teil der zwischenmenschlichen Kommunikation aus.
Mehr als 80 Prozent der Verständigung laufen im nonverbalen Bereich ab.
Nutzen Sie dieses Spektrum der nonverbalen Kommunikation zur Einschätzung Ihres Bewerbers!
Für Ihre Bewerberauswahl sind auch diese Eindrücke wichtige Kriterien.
Die finale Entscheidung bei der Bewerberauswahl
Das Vorstellungsgespräch ist vorbei?
Dann kommt jetzt der große Moment: Es muss eine finale Entscheidung gefällt werden.
Zum Glück müssen Sie diese nicht allein treffen.
Immerhin waren noch andere am Bewerbungsprozess beteiligt.
Sie können die finale Entscheidung also im Team treffen.
Das ist ohne technische Hilfe allerdings mitunter herausfordernd: Meetings müssen anberaumt werden, Abstimmungs-E-Mails verstopfen den Posteingang und immer besteht die Gefahr, dass nicht alle Beteiligten abgeholt werden.
Mit der kollaborativen Entscheidungshilfe, mit der unsere Bewerbermanagementsoftware ausgestattet ist, kommen solche Probleme erst gar nicht auf.
Sie folgt den Grundvoraussetzungen für eine effektive und schnelle Entscheidungsfindung:
- Das Vier-Augen-Prinzip: In dem Bewerbermanagementsystem sind alle Qualifikationen eines Bewerbers vollständig hinterlegt. Bei der Abstimmung sollte HR einen Blick auf die Soft-Skills der Bewerber haben, wohingegen die Fachbereiche die Fähigkeiten und Kenntnisse der Bewerber besonders gut beurteilen können. Beide Faktoren sind wichtig, um die offene Stelle optimal auszufüllen. Mit dem Kommentar-Feature innerhalb unserer E-Recruiting-Software können alle an der Entscheidung Beteiligten die Meinungen der Kollegen zunächst einsehen und anschließend ihr eigenes Feedback zu einem Bewerber geben.
- Alle sind auf dem gleichen Stand: Damit die richtige Entscheidung getroffen werden kann, müssen alle auf dem gleichen Informationsstand sein. Innerhalb unserer Recruiting-Lösung ist jeder Schritt bei der Bewerberauswahl genau dokumentiert, was allen Beteiligten die Entscheidung leichter macht. Sie können sich dem kompletten Bewerbungsprozess noch einmal vergegenwärtigen und darauf basierend ihre Entscheidung treffen.
- Alle Informationen gebündelt an einem zentralen Ort: Damit die einzelnen Meinungen nicht in verschiedenen E-Mail Postfächern landen, bündelt die Recruiting-Software alle Einschätzungen an einer zentralen Stelle, auf die alle Beteiligten zugreifen können. So geht der Überblick nie verloren.
Fazit
Gute Bewerberauswahl-Methoden brauchen ein wenig Vorlauf. Gut möglich, dass der ein oder andere gestresste Recruiter daher dazu tendiert, schon die Kriterien zur Beurteilung von Bewerbern nicht allzu detailliert festzulegen oder das Jobinterview nicht ganz so intensiv zu führen, um eine Stelle schneller besetzen können. Aber Vorsicht: Im Ergebnis stellen Sie so tendenziell neue Mitarbeiter ein, die nicht wirklich zu der ausgeschriebenen Position passen.
