Bewerbermanagement – Definition, Ziele & Aufgaben

Bewerbermanagement Definition – Was ist das?

Bewerbermanagement, oder Bewerberverwaltung, beschreibt alle Methoden, Mittel und Prozesse, um Bewerber effizient durch den Bewerbungsprozess zu führen.

Es handelt sich dabei um einen Teilbereich des Recruitings, der die Stellenausschreibung, die Verwaltung eingehender Bewerbungen und der damit verbundenen Prozesse, die Personalauswahl und den Aufbau eines Talent Pools umfasst.

Der Bewerbermanagement-Prozess kann abhängig von der ausgeschriebenen Position und dem suchenden Unternehmen unterschiedlich aussehen.

Effizientes Bewerbermanagement ist die wichtigste Voraussetzung für das Gelingen einer modernen Recruitingstrategie.

Bewerbermanagement Aufgaben und Ziele

Bewerbermanagement verfolgt in erster Linie drei Ziele:

• Zeitersparnis (Reduktion der Time-to-Hire)
• Kostenersparnis (Reduktion der Cost-per-Hire)
• Stärkung der Arbeitgebermarke

Durch effiziente Prozesse und transparente Abläufe können Unternehmen Bewerbungen schneller bearbeiten, was zu einer Reduktion der administrativen Kosten führt. Gleichzeitig trägt eine gelungene Kommunikation mit den Bewerbern maßgeblich zur Verbesserung der Employer Brand bei.

Bewerbermanagement-Prozess

Der moderne Bewerbermanagement-Prozess umfasst im Allgemeinen diese Schritte:

• Stellenausschreibung und -veröffentlichung
• Management eingehender Bewerbungen
• Vorauswahl von Kandidaten
• Interview-Abwicklung
• Bewerberauswahl
• Zu- und Absagemanagement

Natürlich sieht der Bewerbermanagement Prozess von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus. Alle Schritte sollten jedoch immer mit Blick auf die Candidate Experience gestaltet werden.

Herausforderungen im Bewerbermanagement

Schon beim ersten Blick auf den Bewerbermanagement-Prozess wird deutlich, wo die Herausforderung für modernes Bewerbermanagement liegt: Ein einzelner Recruiter braucht Zeit für jede dieser Aufgaben, je nach Prozessschritt unterschiedlich viel. Aber natürlich ist nicht nur die Personalabteilung involviert.

Koordination mehrerer Abteilungen ist anfällig für Fehler

In viele Unternehmen durchlaufen unterschiedliche Berufsgruppen unterschiedliche Bewerbungsprozesse mit mehr oder weniger Schritten.

Wenn im Personalmanagement Bedarf für eine neue Position entsteht, muss eine Stellenausschreibung erstellt und häufig in mehrstufigen Verfahren bewilligt werden

Die bewilligte Stelle muss in eine Stellenanzeige „übersetzt“ und ausgeschrieben werden, oft intern und extern zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

Dafür müssen passende Jobportale oder zum Beispiel im Talent Pool auf die neue Stelle aufmerksam gemacht werden.

Eingehende Bewerbungen müssen DSGVO- und AGG-konform bearbeitet und aufbewahrt werden.

Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO ist klar: Wer mit personenbezogenen Daten arbeitet, trägt Verantwortung – und das gilt besonders im Recruiting. Denn Bewerberdaten sind sensibel und oft nur kurzfristig relevant. Sobald eine Entscheidung gefallen ist, erlischt das „berechtigte Interesse“ an ihrer Verarbeitung – und die Daten müssen unverzüglich gelöscht werden.

In der Praxis sieht das oft anders aus: Bewerbungen werden per E-Mail weitergeleitet, in Excel-Tabellen gespeichert oder bleiben in Postfächern liegen – ein klarer Verstoß gegen die DSGVO, der Bußgelder in Millionenhöhe nach sich ziehen kann.

Die DSGVO verpflichtet dich außerdem dazu:

• Bewerbende transparent zu informieren (Art. 13 DSGVO)
• Auskunft über gespeicherte Daten zu geben – vollständig und sofort (Art. 15 DSGVO)
• Daten verschlüsselt zu übertragen und die IT-Sicherheit regelmäßig zu prüfen (Art. 6, 32, 34 DSGVO)

Besonders wichtig: Du bist in der Beweispflicht. Das heißt, du musst jederzeit nachweisen können, dass dein Bewerbungsprozess datenschutzkonform ist.

Du möchtest wissen, ob dein Bewerbermanagement bereits alle Anforderungen erfüllt? Mach den Selbst-Check mit unserer kostenlosen Checkliste: DSGVO-Checkliste für den Recruitingprozess

Doch Datenschutz ist nicht alles, was im Bewerbermanagement zählt: Gleichzeitig gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Es schützt Bewerbende vor Diskriminierung – etwa aufgrund von Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion oder Behinderung.

Achte daher besonders bei der Stellenausschreibung und im Auswahlprozess auf neutrale, inklusive Formulierungen. Ein Satz wie „Wir suchen junge, dynamische Mitarbeiter“ kann nicht nur rechtliche Folgen haben, sondern auch dein Arbeitgeberimage beschädigen.

Die Antidiskriminierungsstelle des Bundes hat einen hilfreichen Leitfaden veröffentlicht, der dir beim Erstellen diskriminierungsfreier Stellenausschreibungen helfen kann: Antidiskriminierungsstelle – Publikationen – Fair in den Job! – Leitfaden für diskriminierungsfreie Einstellungsverfahren

Schlechtes Bewerbermanagement wirkt sich negativ auf die Employer Brand aus

Ein unprofessioneller oder intransparenter Bewerbungsprozess bleibt nicht folgenlos: Bewerberinnen und Bewerber, die sich schlecht behandelt fühlen, teilen ihre Erfahrungen zunehmend öffentlich – etwa auf Bewertungsplattformen wie kununu.

Laut der softgarden Studie Marke & Medien 2024 geben 43,9 % der Befragten an, sich schon einmal nicht bei einem Arbeitgeber beworben zu haben, weil dessen Image zu schlecht war.

Aussage	Trifft gar nicht zu	Trifft eher nicht zu	Trifft eher	Trifft voll zu	Trifft zu insgesamt
Ein gutes Arbeitgeberimage ist mir wichtig.	1,7 %	6,7 %	41,9 %	47,2 %	89,1 %
Wenn das Arbeitgeberimage schlecht ist, würde ich mich nicht bei einem Arbeitgeber bewerben.	5,7 %	19,9 %	39,0 %	30,4 %	69,4 %
Ich habe mich schon einmal nicht bei einem Arbeitgeber beworben, weil sein Image schlecht war.	22,1 %	17,2 %	17,7 %	26,2 %	43,9 %

Diese Zahlen zeigen deutlich: Negative Erfahrungsberichte wirken sich direkt auf die Wahrnehmung der Arbeitgebermarke aus – und damit auf die Fähigkeit, qualifizierte Talente zu gewinnen. Denn: Die Candidate Experience ist längst ein zentraler Bestandteil des Employer Brandings.

Als Beispiel der Erfahrungsbericht einer befragten Person:

Ich bewarb mich bei einem großen Technologieunternehmen, das sich als innovativ und flexibel präsentierte. Der Bewerbungsprozess war jedoch unpersönlich und langwierig, mit stark hierarchischen Strukturen und wenig Flexibilität. Diese Diskrepanz führte dazu, dass ich mich gegen das Unternehmen entschied.

Diese Aussage steht stellvertretend für viele Bewerbende: Nur 43,8 % finden, dass ihnen im Bewerbungsprozess ein klares Bild vom Unternehmen als Arbeitgeber vermittelt wurde. Das Kandidatenerlebnis ist häufig widersprüchlich – Image und tatsächliches Prozesserleben stimmen nicht überein.

Der Bewerbungsprozess ist ein zentraler Touchpoint der Arbeitgebermarke – und birgt enormes Optimierungspotenzial. Verantwortliche sollten sich bewusst machen: Ein Großteil der Bewerbenden teilt seine Erfahrungen, insbesondere dann, wenn sie negativ sind. Wer also beim Bewerbermanagement nicht überzeugt, riskiert langfristige Reputationsschäden.

Was macht gutes Bewerbermanagement aus?

Was erwarten Bewerbende wirklich von einem Bewerbungsprozess?
Wir haben 5.177 Kandidatinnen und Kandidaten im Rahmen unserer Studie Digitaler Bewerbungsprozess 2024 gefragt – und die Ergebnisse sind eindeutig: Schnelligkeit, Transparenz und Wertschätzung stehen ganz oben auf der Liste.

Kriterium	Trifft gar nicht zu	Trifft eher nicht zu	Trifft eher zu	Trifft voll zu
Schnelle Antwortzeiten.	1,4 %	3,0 %	28,6 %	60,9 %
Übersichtliche Bewerberseite mit kurzen Ladezeiten.	1,6 %	4,0 %	27,0 %	62,5 %
Guter Datenschutz.	1,5 %	4,1 %	21,9 %	67,7 %
In den Bewerbungsformularen muss ich nur Felder ausfüllen bzw. Daten hochladen, die meine Bewerbung betreffen. Es werden keine überflüssigen Informationen abgefragt.	2,2 %	6,1 %	26,2 %	59,9 %
Unkomplizierter Ablauf des gesamten Bewerbungsprozesses (Bewerbungsunterlagen einreichen, Intervieweinladungen, Vorstellungsgespräche usw.).	1,5 %	2,3 %	21,3 %	69,7 %
Ich muss meine Bewerbung nicht unbedingt über die Unternehmensseite einreichen, sondern kann auch E-Mail, WhatsApp oder LinkedIn nutzen.	7,5 %	20,6 %	32,5 %	32,4 %
Ich weiß jederzeit den Stand innerhalb des Bewerbungsprozesses bzw. die nächsten Schritte.	1,7 %	7,2 %	30,6 %	53,4 %

Basierend auf diesen Erkenntnissen haben wir sechs konkrete Empfehlungen formuliert, mit denen Unternehmen ihre Prozesse verbessern und die Candidate Experience nachhaltig stärken können.

1. Kandidatenperspektive einnehmen: Den Bewerbungsprozess regelmäßig aus Sicht der Bewerbenden betrachten. Kriterien wie Datenschutz, Einfachheit, Transparenz und Schnelligkeit sollten kontinuierlich überprüft werden.
2. Ballast abwerfen: Veraltete Routinen erkennen und durch moderne, überzeugende Prozesse ersetzen. Ziel ist es, Talente zu gewinnen und nicht nur zu selektieren.
3. Prozessqualität messen und verbessern: Mit Kennzahlen wie der Time-to-Hire können Ziele definiert und Fortschritte sichtbar gemacht werden. Nur wer misst, kann gezielt optimieren.
4. Auf Geschwindigkeit setzen: Kurze Reaktionszeiten signalisieren Professionalität und Wertschätzung. Schnelligkeit ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
5. Wertschätzung zeigen: Wertschätzung beginnt beim ersten Kontakt. Jeder Schritt im Prozess sollte respektvoll, klar und unkompliziert gestaltet sein.
6. Über gute Prozesse sprechen: Ein transparenter und fairer Bewerbungsprozess stärkt die Arbeitgebermarke, idealerweise durch authentisches Feedback von Bewerbenden.

Bedeutung von Bewerbermanagement in Zeiten des Fachkräftemangels

In Zeiten des Bewerbermangels wächst die Bewerbermanagement Bedeutung umso mehr. Viele Firmen berichten, dass sie zu wenige oder nicht die richtigen Bewerbungen erhalten. Der Fachkräftemangel ist in aller Munde.

Damit dein Unternehmen eine ausreichende Zahl der richtigen Bewerber für sich begeistern kann, muss die Bewerbung bei dir so einfach wie möglich sein.

Dein Recruiting sollte so ausgerichtet sein, dass Jobinteressenten gerne, einfach und schnell in deinen Bewerbungsprozess einsteigen und du schlussendlich schneller neue Mitarbeiter einstellen kannst.

Was heißt das für dein Bewerbermanagement?

1. Dein Unternehmen muss sich für Jobsuchende attraktiv präsentieren – dazu braucht es gute Arbeitgeberbewertungen, aussagekräftige Stellenanzeigen und eine überzeugende, authentische Karriereseite.
2. Die Bewerbung muss einfach sein. Eine nutzerfreundliche Website und einfache Bewerbungsmodi sind hier wichtig. Zum aktuellen Standard gehören etwa Bewerbungen per Xing- und LinkedIn-Profil sowie mobil optimierte Formulare.
3. Die Bewerbung muss schnell verarbeitet werden. Das gilt ungeachtet der Anzahl offener Stellen oder Bewerber. Nicht nur wenn du viele Bewerbungen erhältst, ist ein Bewerbermanagementsystem hier enorm wichtig.
4. Jegliche Kommunikation mit dem Bewerber muss auf Augenhöhe stattfinden, das gilt von der ersten E-Mail bis zum  Vorstellungsgespräch und darüber hinaus.

Wir haben alle Vorteile eines Bewerbermanagementsystems sowie die wichtigsten Anforderungen an den Funktionsumfang in einem eigenen Artikel zusammengestellt: Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem (inkl. Checkliste)

Digitales Bewerbermanagement

Digitales Bewerbermanagement ist heute der Standard für erfolgreiches Recruiting. Wenn du Bewerbungen noch manuell per E-Mail oder Excel verwaltest, verlierst du nicht nur Zeit – du riskierst auch, Talente durch langsame Prozesse oder fehlende Transparenz zu verlieren. Digitale Bewerbermanagementsysteme helfen dir, alle Schritte zentral zu steuern: von der Stellenausschreibung über die Kommunikation bis zur finalen Entscheidung.

Eine tragende Rolle spielt dabei die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, wie z. B. das Versenden von Eingangsbestätigungen oder Intervieweinladungen. Gleichzeitig behältst du jederzeit den Überblick über alle Bewerbungen, kannst im Team kollaborieren und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Candidate Experience.

Mit der Bewerbermanagement Software von softgarden setzt du auf ein Bewerbermanagementsystem, das sich intuitiv bedienen lässt, schnell implementiert ist und alle Anforderungen an moderne Bewerbermanagement-Prozesse erfüllt.

Künstliche Intelligenz im Bewerbermanagement

Im Bewerbermanagement müssen oft hunderte Bewerbungen in kurzer Zeit gesichtet und bewertet werden. Künstliche Intelligenz kann dabei unterstützen, diese großen Datenmengen effizient zu analysieren, relevante Informationen herauszufiltern und Bewerber objektiv zu vergleichen.

KI ermöglicht es Personalverantwortlichen so schneller fundierte Entscheidungen zu treffen – frei von unbewussten Vorurteilen und mit Fokus auf Qualifikation und Passung.

Hier einige Beispiele für KI-Lösungen die dich beim Bewerbermanagement unterstützen:

• Automatisierte Erstellung von Stellenanzeigen: Recruiter können mithilfe von KI schnell und kreativ hochwertige Ausschreibungen generieren – inklusive passender Formulierungen und SEO-Optimierung
• KI-gestütztes Bewerber-Matching: Die Software unterstützt bei der Priorisierung von Kandidaten, basierend auf objektiven Kriterien und individuellen Anforderungen.
• Automatisierte Erstellung von E-Mail-Nachrichten: Die KI unterstützt mit automatischen Antwortvorschlägen und hilft, E-Mails sprachlich zu optimieren – für schnellere, konsistente und professionell formulierte Kommunikation.
• Recruiting-Chatbots für mobile Bewerbungen: KI-gestützte Chatbots begleiten Bewerbende durch den gesamten Bewerbungsprozess – direkt per Smartphone, rund um die Uhr. Sie beantworten Fragen, erfassen Bewerberdaten und ermöglichen eine Bewerbung in wenigen Minuten – ganz ohne klassische Formulare.

Tipp: Mit softgarden setzt du auf praxisnahe KI-Lösungen, die den Recruiting-Alltag spürbar erleichtern: von der automatisierten Erstellung überzeugender Stellenanzeigen mit ChatGPT bis hin zum objektiven Bewerber-Ranking. So triffst du schneller fundierte Entscheidungen – und verbesserst gleichzeitig die Candidate Experience. Erfahre mehr auf unserer Themenseite KI-Recruiting.

Candidate Experience als strategischer Erfolgsfaktor

Professionelles Bewerbermanagement ist heute weit mehr als Prozessorganisation – es ist ein zentraler Hebel für eine überzeugende Candidate Experience. Laut unserer Studie Digitaler Bewerbungsprozess 2024 bewerten 55,9 % der Bewerbenden die Qualität eines digitalen Bewerbungsprozesses als sehr wichtig.

Unwichtig	Weniger wichtig	Wichtig	Sehr wichtig
1,3 %	6,2 %	33,9 %	55,9 %

Insgesamt erwarten Bewerbende vor allem drei Dinge von deinem Bewerbungsprozess:

• ein „unkomplizierter Bewerbermanagement Ablauf“ – inkl. Jobinterviews
• guter Datenschutz
• eine „übersichtliche Bewerberseite mit kurzen Ladezeiten

Moderne Bewerbermanagementsysteme setzen genau hier an: Sie ermöglichen schnelle, klar strukturierte und mobil optimierte Bewerbungsprozesse, die auf die Erwartungen der Kandidaten zugeschnitten sind.

Dank automatisierter Kommunikation, Echtzeit-Statusanzeigen und intuitiver Benutzerführung erleben Bewerbende den Bewerbermanagement Ablauf als professionell und wertschätzend – ein klarer Wettbewerbsvorteil im War for Talent.

softgarden geht noch einen Schritt weiter: Mit der integrierten Feedback Solution können Unternehmen Bewerbungsprozesse kontinuierlich verbessern und datenbasiert optimieren. So wird Candidate Experience nicht nur ein HR-Thema, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor im Bewerbermanagement.

Diversität, Inklusion & Barrierefreiheit

Ein inklusives Bewerbermanagement ist heute mehr als ein Zeichen für gesellschaftliche Verantwortung – es ist ein klarer Wettbewerbsvorteil. Wenn du Vielfalt aktiv förderst und Barrieren abbaust, erreichst du mehr Talente und stärkst deine Arbeitgebermarke. Dabei geht es nicht nur um diskriminierungsfreie Auswahlprozesse, sondern auch um digitale Zugänglichkeit.

Bereits seit 2011 müssen laut BITV 2.0 Websites, Apps und digitale Prozesse öffentlicher Stellen barrierefrei gestaltet sein. Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) wird diese Pflicht ab Juni 2025 auch für viele privatwirtschaftliche Unternehmen verbindlich – und betrifft damit direkt das Recruiting.

softgarden unterstützt dich dabei mit barrierefrei gestaltbaren Karriereseiten und praxisnahen Hilfen wie der Checkliste für barrierefreies Recruiting oder dem E-Book Diversity Management. So machst du dein Bewerbermanagement fit für mehr Inklusion – und für die Zukunft.

Fazit: Bewerbermanagement neu denken

Modernes Bewerbermanagement ist weit mehr als die Verwaltung von Bewerbungen – es ist ein strategisches Instrument, um im War for Talent erfolgreich zu sein. In Zeiten des Fachkräftemangels, wachsender Erwartungen an die Candidate Experience und steigender Anforderungen an Diversität und Barrierefreiheit kommt es auf effiziente, digitale und nutzerzentrierte Prozesse an.

Wer heute erfolgreich einstellen will, braucht einen Bewerbermanagement-Prozess, der schnell, transparent und flexibel ist – unterstützt durch Automatisierung, KI und eine klare Kommunikation auf Augenhöhe. Nur so lassen sich Top-Kandidaten gewinnen, Prozesse verschlanken und die Arbeitgebermarke nachhaltig stärken.

FAQ – Bewerbermanagement